やるべき仕事に時間を使えていますか？わたしの分析結果も公開
あなたの会社の社員は、部署として達成すべき目標に向かって仕事ができていますか？
目標達成に向けて仕事をするのは当たり前じゃないか、と思われるかもしれません。
しかし、改めて時間の使い方を見直してみると、
定例会議の準備から実施までに多くの時間をかけていたり
日々のルーティンワークに追われて、1日が終わっているという社員もいるかもしれません。
実際に過去の私がそうでした。
本当は新しいアイデアを考え、企画を出さなければならないのに
毎月発行している社外資料の作成や、ルーティンワークで日々が過ぎていきました。
やるべき仕事に、業務時間を使えているか
目に見える形で振り返ってみることは大変おすすめです。
特に残業の多いチームや、目標達成ができていないチームで実施すると
課題が浮き彫りになり、改善策が見えてきます。
今回は、私が先月・先々月の2か月間、どんな仕事に時間をかけていたか棚卸しした結果をシェアしたいと思います。
エクセルを使って時間の使い方をグラフ化する
私は、現在、弊社代表の佐々木のもとで「在宅秘書」として完全在宅で就業しています。
「何時から何時まで何をしたか」を日報としてチャットに投稿しています。
なるべく正しく分析できるように、細かく記録するようにし、
今回はこの日報を活用し、エクセルで分析しました。
まず、エクセルに日報のデータを貼り付けて、アクションの区分を追記しました。かけた時間も計算しセルに記入しました。
ピボットグラフを使い、グラフ化した結果がこちら。
業務分類の中で、具体的に「調べていたのか？」「作っていたのか？」が分かるようにアクションごとにグラフ化しました。
グラフにしてみて気づいたこと
やりたい仕事や、部署や役割としてやるべき仕事に時間を使えているかを
ポイントに振り返りました。
初めてWordPressに挑戦したこともあり、これまでは調査の時間が多くかかっていましたが、上記で分析した期間では実装の時間を増やすことができていました。
調査の時間が多くかかっていた頃は、その時点ではこの時間の使い方は、私の中でオーケーとしていました。
今後は、調査の時間は短くして実践の時間を増やしていけると考えたからです。
Web制作がひと段落してから、何に時間を使っていくか？が今後の課題です。
見えてきた課題になぜ？をぶつける
このように時間の使い方を棚卸したあるチームでは、
チーム全体でなんと45％もの時間を「会議」に使用していることが分かったそうです。
このチームは、営業部。
本来の仕事である営業活動に時間を使えていないことが明らかになりました。
チームで時間の使い方を可視化することで
「なぜ会議の時間がこんなにもあるのか？」「どうすれば営業活動にもっと時間を使えるのか？」など
課題を出し合い、解決策を議論することができるようになります。
時間の棚卸、ぜひトライしてみてください。
雪山 早耶株式会社ワーク・ライフバランス認定コンサルタント
弊社 株式会社 佐々木感動マーケティングにて「在宅秘書」として就業中
二児の母として子育て奮闘中
