オンライン会議のコツ～画面共有を使いこなそう！～
こんにちは！
ワークライフバランスコンサルタントのゆきやまです。
コロナが問題になる前から、在宅勤務で社長秘書をしています。
今日は、【オンライン会議のコツ】をお伝えします。
便利なツールもご紹介しますので、ぜひ色々試してみてくださいね。
こんなお悩みありませんか？
「オンライン会議をしても、伝えたいことが伝わらないなぁ」
「会議でアイデアが出にくくなったな」
という方もいらっしゃるのではないでしょうか？
対面で会議をしていたときと比べて
オンライン会議になって
不便になったこと、色々あると思います。
私は、オンライン会議は
課題に向き合うことができるので
便利な手法だと思っています。
ただし、オフラインと同じように議論を進めるには
工夫が必要です。
その工夫のひとつが
画面共有です。
画面共有の方法
どんなWeb会議ツールにも
画面共有の機能がついています。
Zoomやteamsなど、
お使いのオンライン会議ツールによって
画面共有の方法が異なりますので
各ツールのヘルプページで確認してみてくださいね！
画面共有のメリット
１．メンバーそれぞれが同じ資料を開かなくてもよい
会議資料を準備されている方も多いと思います。
その会議資料は、
司会者の人が
画面共有をして皆で同じ画面を見て
進めていくようにしましょう。
例えば、途中で会議資料を離れて
エクセル資料を参照しながら話す時も
司会者が代表してファイルを開き、
画面共有をすることで
スムーズに全員が議論することができます。
２．リアルタイムにテキストに起こすことで
空中戦の議論を避けることができる
口だけで議論していくのではなく
司会者がメモ帳を画面共有し、
リアルタイムで意見を書き起こしていくと
可視化されるので
前述の「同じ課題に向き合う」状況を作ることができます。
「結局なんの話をしていたんだっけ？」という脱線や
メンバーのうち積極的に議論をしている二人以外は、
なんの話か半分分からないまま議論が進んでいくという状況を
避けることができます。
３．会議中に議事録ができる
２に付随しますが、
議論をメモしておくことで
会議後に議事録を作成する作業時間が不要になります。
画面共有時に使える便利ツール
議事録を作成したり、
議論をメモするのは
普通のメモ帳でも、ワードでも
普段使い慣れたテキストツールを
使われることをおすすめします。
ここでは、アイデアを出し合うような
発散する議論の際に便利なツールをご紹介します。
付箋ツール
Google Jamboard
https://jamboard.google.com/
Googleの付箋ツールです。
リンクを共有し、
複数人でアクセスし
リアルタイムで付箋を貼り付けていくことができます。
ポイントはオフラインに近づける
これまでやってきたオフラインでの会議では
当たり前のように
資料をスクリーンに映し出して議論していました。
オンライン会議になっても同じで
画面共有を使いこなして、
オフラインで会議していた状況と同じように
近づける方法をさがしてみてください。
オンライン会議でも、課題に向き合って
課題解決が加速したり、よいアイデアが出たり
生産性があがるよう
色々試してみてくださいね。
他に便利だよ！というツールがあればTwitterで教えてください！
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雪山 早耶株式会社ワーク・ライフバランス認定コンサルタント
弊社 株式会社 佐々木感動マーケティングにて「在宅秘書」として就業中
二児の母として子育て奮闘中
