「シーン」とする会議への処方箋

今日は会議について。

「シーン…」と
会議が滞ってしまったとき、
雰囲気が悪くなってしまったときに
できることを考えてみたいと思います。

★Zoomでの沈黙は辛い

リアルに顔を突き合わせて行う会議でも
沈黙は辛いものですが、

オンライン会議での沈黙は
さらに辛いものです。

相手は何を考えているか
分かりにくいですし、
ビデオをオフにしていた場合は
発言がないと相手の様子は何も分かりません。

特にオンラインの会議での
沈黙は心理的に辛いものです。

★沈黙は一銭にもならない

参加者は沈黙して
参加するだけになっているというのは
その参加者全員分の
人件費を浪費していることになります。

特にオンライン会議では
司会進行役を設けることが
円滑な会議には必要です。

司会進行役は、
まず会議の議題が時間通りに終るよう
時間を守ることが
大前提です。

「定例の会議にそんな大げさな」
と思われるかもしれませんが
タイムキーパー役を決めておくことも有効です。

司会進行役の方が
進行に注力してしまって
時間の配分や管理ができない場合は
タイムキーパーを別に役割分担するとよいでしょう。

先ほどもお伝えしましたが、
参加者全員分の人件費が
かかっているということを認識し、

・時間通りに会議を開始し
・時間通りに終えること

これが基本です。

もしこの基本が守れていないという場合は
会議の在り方を見直してみてください。

★「シーン」としてしまったら

会議が滞ってしまったとき
司会進行役は以下のことを
投げかけてみてください。

・議論が発散してしまったときに、
　ゴールはどこなのか参加者に知らせる

・発言がなくなったときに、
　「○○の点ではいかがですか？」
　と他の軸を与える

他の軸について４つほど例をお伝えします。

１．時間軸（来年、繁忙期などに焦点を当ててみる）

２．広く（他の部署はどう？他社はどう？）

３．高く（理想で考えると？）

４．深く（特定の業務に絞って考えてみる）

そして、会議の最後に何が決まったのか
次のアクションは何か読み上げて
メンバーに伝えることが重要です。

★付箋ワークをしてみよう

会議が「シーン」としてしまうのには
どんな理由がありそうでしょうか？

・そもそも意見を出す気がないのか
・意見はあるけど、上司の前では言いづらいのか
・自分の意見なんて価値がないから
　黙っていようと思っているのか

このような理由が考えられそうです。

そんな時は、「付箋ワーク」をおすすめします。

付箋ワークは、
課題や、会議で話し合いたいテーマについて
参加者それぞれが付箋とペンを持ち
5分など時間を決めて
アイデアを書き出してもらうというものです。

書き出してもらったアイデアは
その後、参加者全員の付箋を
グルーピングし
似ている意見、
反対意見、別の視点などで
視覚的に分けてホワイトボードなどに
貼り付けていきます。

これはどんな議題にも応用可能です。

・新しい企画の案を出す
・提案に対する意見を書いてもらう
・チームの課題を出す

「発言しにくいな」
「私のアイデアなんて」と
思っている人にも
付箋を書いてもらうことで
平等に意見を吸い上げることができます。

★オンライン会議ではツールも活用しよう

リアルの会議では紙の付箋を使えます。

オンライン会議で
付箋ワークをする際には
「ジャムボード」というツールが便利です。

最近はオンラインで様々なツールが出てきています。

使いこなすのはなかなか難しいですが、
今日ご紹介するジャムボードは
簡単に使えますので
ぜひチャレンジしてみてくださいね。

【ジャムボードの使い方】

「ジャムボード」は
付箋でアイデアを出し合うような
発散する議論の際に便利な
Googleの付箋ツールです。

——
付箋ツール　Google Jamboard

——

作成したジャムボードの
リンクをオンライン会議の
参加者と共有することができます。

複数人で同じボードにアクセスし
リアルタイムで
付箋を貼り付けていくことができます。

「シーン」としてしまう
会議にお悩みの方は
ぜひ司会進行役を決めたり、
発言がしやすくなるような
アイテムを使ってみてくださいね。