仕事を頼むときはアウトプットイメージと時間を明確に
「阿吽の呼吸」で仕事を進めていた時代もあったと思います。
言語を使わず「行間を読む」といったことは
日本人が得意とされてきました。
しかし、今はどうでしょうか。
様々なバックグラウンドを持った社員がいますし、
ましてや、リモートワークで顔が見えない状況では
阿吽の呼吸は難しくなってきました。
今日は、部下に仕事を渡すときの工夫についてご紹介いたします。
目的は、効率よく成果の出る仕事を皆ですること
代表の佐々木は、毎年春に大手銀行やメーカーで
新入社員研修の講師を担当しています。
以前、研修でこんな課題を出したそうです。
「来月、お客さんを接待するからいいホテル予約しといて」
と、上司に言われたという想定で
仕事のロールプレイングをするというものです。
こんな風に依頼をされてしまうと
「いつまでに？」「なんのために？」「お客さんって誰？どんな役職の人？」
と頭に？？？？がたくさん沸いてきますね。
この課題の一番のポイントは
「会議のためにホテルの会議室を予約する」というところで
受講生の多くは「宿泊の予約」だと早とちりしてしまうそうです。
研修としては、とても面白いですが
こんな風に毎日上司から仕事の依頼をされては
確認にかなーり時間を取られてしまいます。
効率的な仕事の依頼の仕方とは言えなさそうですよね。
質のよい仕事をするには双方でアウトプットイメージ・所要時間の共有が必要
アウトプットイメージや所要時間等が明確になっていないと
どんなことが起こるでしょうか。
例えば、後輩や部下に資料作成の仕事を渡す場合は
「いつまでも完成しない」
「思っていたものと全然違う！」
となることがあります。
これを未然に防ぐためには、
双方で
「アウトプットイメージ」と「所要時間」を
明確にした上で進めていくことが大切です。
よくある仕事の渡し方の間違い
こんな風に仕事を渡していませんか？
上司「●●の案件に関する提案資料を作ってくれる？」
↓
1週間後
部下「こんな感じでいいのかな？うーん、きっと大丈夫。これで完璧！」
↓
2週間後
上司「全然違うじゃないか！何を聞いてたんだ！」
アウトプットイメージを明確にして解決
最終的なゴール（アウトプットイメージ）を
共有したうえで、
仕事の最短コースを
ともに見つけ出すよう工夫をしてみましょう。
仕事を渡す初期段階でのコミュニケーションを
重視するとスムーズに進められます。
仕事を依頼するときのチェックリスト
「新入社員ならそんなこと自分で確認しにこい！」と
思われる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、効率的な仕事の振り方をしてくれる上司の
背中を見て、部下は育っていきます。
新人でも、早く質の高い仕事をこなせるように
仕事を渡すときは以下のポイントを明確にして
渡すようにしてみてくださいね。
いつまでに
誰が
どんなアウトプットを
何を目的にして
所要時間は何分で
どんな背景があって
なぜ
ポイントは曖昧な表現を使わず、数字や具体例で指示をすることです。
お互いにストレスなく、よい仕事ができるよう
アウトプットイメージ・所要時間の共有をして
最短スピードで仕事を進めていきましょう！
雪山 早耶株式会社ワーク・ライフバランス認定コンサルタント
弊社 株式会社 佐々木感動マーケティングにて「在宅秘書」として就業中
二児の母として子育て奮闘中
