Googleに学ぶ！会議のムダを減らすヒント
働き方改革で重要なのは「業務の効率化」。
しかし、効率化といっても
何からどう取り組んでよいのやら…
という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
一番簡単で、効果が確実に出る業務効率化は？
それは、ずばり会議のムダ取りです。
会議のムダをいかに減らすのか、今日は
Googleでも実践されているヒントを５つご紹介します。
会議のムダの正体
（この話に2時間も必要なのか・・・？）
（偉い人まだ集まってないからこの話議論できないな～）
（会議終わったら、議事録書いて共有したら1日終わるなぁ）
これは、IT企業に勤めていた頃の私の心の声です。
会議が長い、目的が何か共有されていない、
人が時間通りに集まらない
といったお悩みはどの企業でもよく聞かれます。
私が前にいた職場では、
偉い人は会議・会議・会議に引っ張りだこで
前の会議が長引くので次の会議には必ず遅刻という
負のサイクルがありました。
Googleに学ぶ！会議のムダを減らすヒント
この会議のムダを減らす取り組みを実施した企業では、
何かを考える時間や、作る時間、決める時間をつくることが
できるようになったといいます。
ムダをなくし生産的なことに時間を使える
ようになったのですね。
ぜひ５つのポイント試してみてくださいね！
１．アジェンダを先に共有する
会議の1日前までには、会議の議題をメンバーに共有しておきます。
議題に対する意見を各メンバーがあらかじめ考えておくことができるので、
会議時間に「うーん」と考える時間を減らすことができます。
２．会議時間は1時間以内に
1時間を超えてしまいそうな議題の場合は、会議を分割するなど
工夫をしてみてください。
1時間より短く設定できるのであれば、よりよいと思います！
３．時間を守る
開始時間を守るためには、遅刻しないことが大前提です。
特に終了時間。
まとまらない時は、ダラダラと議論を続けがちですね。
私が下っ端の頃、会議でタイムキーパーをやっていて
「あと、10分です」とメンバーに伝えるも
会議を取り仕切っている上司は聞く耳を持たず、
議論は続く、、、という
ことがありました。
社長や管理職が
率先して「時間を守る」ことを徹底してくれると
部下も効率的に会議を進めよう！と
モチベーションんが上がります。
４．ゴールを明確に
今日の会議は、
相談なのか？
方向性の確認がしたいのか？
ブレストをしたいのか？
目的は何でしょうか。
明確にするようにしましょう。
５．議事録は会議時間内に作成する
事前にアジェンダが共有されているので
それをもとに、会議中に議事録を作成してしまいましょう。
会議中に、ノートPCで議事録を作成し
会議終了後にすぐメールで共有します。
ポイントは、社内のための資料に時間をかけすぎないこと。
【参考】Udemy「はじめての働き方改革」
https://www.udemy.com/course/google-jp-workstyle/
雪山 早耶株式会社ワーク・ライフバランス認定コンサルタント
弊社 株式会社 佐々木感動マーケティングにて「在宅秘書」として就業中
二児の母として子育て奮闘中
