フォロー環境をつくり、フォローをフォローする

某大手企業様で組織変革のプロジェクトを
コンサル仲間がやっています。
私もサポート・お手助マンとして、
ずっと関わっている案件です。

このプロジェクトでは、プロジェクトチームを
まずワンチーム化し、お互い様とお陰様の
助け合いチームにすることから始めて、
プロジェクト外の事業組織全体に変革の
影響力を拡げていく段階になってきました。

目に見えてメンバーと、メンバー同士の関係性
が変わってきていて、とても嬉しいお仕事です。


さて、こういったプロジェクトによくある
ことだと思うのですが、

皆、忙しい中で、組織風土をよりよくしていく
プロジェクト活動も頑張ってくれている
のですが、どうしても、仕事と調整できず
参加できない方が毎回若干名おられます。



あなたがこのプロジェクトを仕切るリーダー
だったら欠席者のフォローアップを
どのようにしますか？


よくあるのは、議事録の共有ですね。

「議事録みて各自でフォローしておいてね」
という事務的で味気なく、誰もが思いつく
やつです。


しかし、人間性や人の関係性というのは、
非常に大切だけれど、言語化・数値化に
限界があるテーマです。

本当にこれで十分でしょうか？
情報が分かればいいという
種類のものではありませんね。



また録画して動画共有という場合も考えられます。
たしかに議事録よりは雰囲気など分かるでしょう。
ですが、月1回丸一日（このプロジェクトの場合）の
動画見ますか？笑

早送りして、飛ばし飛ばしみて、
結局、大事なところが分からない！
ということもありそうです。



もう少し気が利く人ならZOOMなどで録画して
AI文字起こしとサマリーを活用するかも
しれません。これだと、大分親切な感じがします。



しかし ！
休んだ人の自己責任。
自分でキャッチアップしてよ！
というスタンスは変わらないですね。



組織風土をお互い様・お陰様が溢れる
助け合いのあるものにしていきたい場合、
休んだ人任せでなく、休んだ人のフォローを
チームですること自体が組織風土を
育むことになります。

情報でなく、仲間がどんなプロセスを
踏んで、そこで何を感じ、何を考えたのか？
こういったことを共有していくことが
本当の共有、フォローアップになりますし、

遅れた人がいたら、皆で支える。
お互いに支え合う、高め合うという互助関係
をつくることが重要です。



ということで、
このプロジェクトでは欠席者が出た時に、
あえて録画は行わず、
フォローチームをその場で結成してもらいます。

そして責任もってチームで時間をもって
フォローしてもらい、次回にフォロー報告
までしてもらっています。



これは、プロジェクトメンバーからすると
手間のかかることではあるのですが、
議事録や録画共有と違う良き関係づくりに
間違いなく貢献しています。

効率化の発想だけではできない、
意味ある遠回りです。



プロジェクト設計側の視座でみると、
フォロー環境を意図的につくり、
そのフォロー活動自体を、プロジェクト内
でもフォローすることで、
フォローしあう体験と風土醸成を
していくこということになります。



会議などでも、欠席者がでること
あると思います。

もちろん、効率化も大事ですし、
全部で同じようなことをする必要はないと
思いますが、個人商店のグループでなく、
ワンチームの組織づくりをしたいなら、
このようなプロセス自体にも着目してみてください。