「偉い人だけがしゃべっている」まずい会議の変え方 ～働き方改革の会議を進める７つのルール～

「残業が当たり前になっている」「有給休暇の消化率が悪い」など、
働き方に関する問題を解決しようというとき、会議が開かれます。

司会の人「部署の残業を減らす方法について意見のある人は手を挙げてください」

シーン

偉い人「無駄な仕事があるんではないか」

次に偉い人「それでは来週までにチームリーダーは、
無駄だと思われる業務の削減目標を提出してください」

こうやって文章で見ると、
一方的に決まっているなとか
偉い人しか発言してない（できない）なとか
すぐに分かりますよね。

でも、実際自社の会議になると
どうやって改善すればいいのか・・・
わからないですよね。

働き方改革において、現場の社員のやらされ感が
改革推進における一番の阻害要因になります。
メンバー全員が意見を出し、決めていく
これが重要です。

会議を改善するときに使ってほしいルールをご紹介します。

会議を変える７つのルール

１．最初に今日何をどこまで話すか確認する
２．出席者全員が「参加」する
３．業務と切り分けて、役職を意識せずに進める
４．人の意見を否定しない
５．発想が広がりそうな環境・雰囲気づくりに務める
６．意見を聞くときは、なるべく付箋を用い全員の意見を引き出す
７．最後に今日決まったことと、次の日程を確認する

このルールの使い方

会議の一番最初にこのルールを投影して
参加者全員に説明しましょう。

反対しそうな上司には、会議の前に
「○○さんがいつも会議でされていることを
リストアップしました。（ルールを見せる）

○○さんのように意見を出して実行までできるように
チーム全員でなりたいので、
会議の最初にこれらを守るよう説明してもよいですか？」と
事前に話しておくとスムーズに会議をスタートすることができると思います。

続いて各ルールについての解説です。
あなたのチームに合うように言葉を変えて使ってくださいね。

１．最初に今日何をどこまで話すか確認する

会議のゴールを決めることが重要です。

その会議のゴールまで走り切るには
どこまで走ればいいのか参加者が理解していないと
いけません。

ゴールが重要なのは、時間に限りがあるからです。

アイデアを出すことが目標なら、
とにかく時間内に多くのアイデアを出すことが
その会議のミッションです。

しかし、出たアイデアを絞って、一つに決め、
実行スケジュールを決めていく会議の場合、
そこでまた新たなアイデアがたくさん出てしまっては
いつまでたっても「決まらない会議」になってしまいます。

２．出席者全員が“参加”する

出席者全員が「参加」する

この「参加」というのは
聞くだけではなく全員が議論に参加するという意味です。

必ず１発言するというルールでもいいですね。

３．業務と切り分けて、役職を意識せずに進める

これはなかなか難しいと思います。

フラットな目で、会議に参加できれば一番よいです。
「あの人は、こう思っていそうだけど…」と心の中で
発言に対してストッパーがかかっている人の
背中を押すルールのひとつになっていると思います。

４．人の意見を否定しない

人がまだ話しているのにかぶせて自分の話を始める人
「でも～」「その場合は～」「リスクとコストは？」と言う人
要注意です。

会議内で上記のようなワードが多いなら、
そのワードを使わないというルールにしても良いと思います。

反論を言ってはいけないというルールではなく
「否定」しないというところがポイントです。

５．発想が広がりそうな環境・雰囲気づくりに務める

フラットに意見が出るように、付箋を使う
立ったまま15分アイデア出しをする
ホワイトボードに書き出しながら
など、どうすれば発想が広がりそうか考えてみてください。

６．意見を聞くときは、なるべく付箋を用い全員の意見を引き出す

全員が参加し、発言するのは現実問題難しい場合があります。

その時は、意見を出し合う際に
少人数のチームを作る、付箋を使うなど工夫をしてみてください。

７．最後に今日決まったことと、次の日程を確認する

司会進行の人は、決まったこと、決まらなかったことを
はっきり発言し、まとめましょう。

そして、次の日程を決めましょう。

ご質問や使ってみての感想などあれば、ぜひお気軽にご連絡ください！