わりこみ仕事をコントロールする工夫３つ

どんな仕事でも、計画を立てそれを実行していくということが
基本だと思います。

日々育児をしていると割り込み仕事ばかりですが…

今日はこれを片付けよう！と思っていたのに、急に割り込み仕事が入ったため
今日1日何も進まなかった・・・という経験ありませんか？

もちろん急なトラブルの対応は必要です。
しかし、1週間のうちほとんどが計画通りに進んでいないとしたら
改善が必要かもしれません。

わりこみってなくせるの？

問い合わせ対応や急な頼まれごとは
コントロールできないと思っていませんか？
このような「わりこみ」の発生を減らして、業務時間をコントロールするための
工夫や手法を少しご紹介します。

特定の時間帯を「集中タイム」として周りにも分かるようにデスクに掲示しておくというものです。
「会議中」と同様の扱いとして、この時間は問い合わせの電話などを取り次ぎをしない時間とします。この時間は、チームで協力し合います。

「集中タイム」とは逆の発想です。
わりこんでもよい時間帯を決め、突発的な割り込みを防ぐことがねらいです。
部下からの質問が多い、でもきっちり答えてあげたいというお悩みを
お持ちの方は、相談タイムとして、あらかじめ時間をブロックしておくとよいでしょう。

これは、取引先に使えるテクニックです。
頻繁にわりこみを発生させる相手には、先回りして電話をかけてしまいます。
「お困りのことはないですか？」と、気にかけているという姿勢を見せることで、お客様も安心し、またこちらの心理的負担の軽減にもなります。

この記事を書いた人

雪山早耶

株式会社ワーク・ライフバランス認定コンサルタント
弊社株式会社佐々木感動マーケティングにて「在宅秘書」として就業中
二児の母として子育て奮闘中

2019年8月26日

2019年8月28日