リモートワークのコミュニケーションは仕組みで解決

こんにちは。

佐々木感動マーケティングの
雪山さやです。

毎週日曜日の
感動経営通信メルマガは
雪山からお送りします。

リモートワークという働き方には
コロナ禍で普及が進みました。

私は現在、佐々木感動マーケティングにて
【時短・テレワーク】で働きながら、
ワークライフバランスコンサルタントを
しています。

リモートワークには大きなメリットも
もちろんありますが、
コミュニケーションには
注意を払う必要があります。

今日は、リモートワークという
働き方で気を付けるべき前提と
仕組みで解決する方法についてご紹介します。

★リモートワークの前提

リモートワークでは
チームメンバーと
【非対面・非同期】で
仕事を進めなければなりません。

リーダーは以下の前提があることを
認識してチームの仕事を進めることが必要です。

・細かい業務指示ができない
・疲れているメンバーなどに気づいて
　ケアすることができない
・期待値を共有しにくい

リモートワークでは
どうしてもこのような発生しやすく、

特に経営者やリーダーは
メンバーに不満や不信感が生まれないよう
気を付けなくてはなりません。

そして、生まれた不満や不信感は、
なかなか解消しにくいと感じています。

メンバーの本音が聞こえにくく、
言葉のニュアンスを伝えにくいからです。

このようなリモートワークの前提は
知っていて気を付けているのと
知らないのでは仕事の進め方が大きく
違ってきます。

★仕組みで解決する

メンバーの不満や不信感が生まれやすく
解消しにくいリモートワーク。

それでも、仕事をうまく進めていくには
意識的に解消していく必要があります。

リモートワークのコミュニケーションを
解決する仕組みを２つご紹介します。

【短くても定例ミーティング】

リモートワークになって
これまでやっていなかった朝礼・終礼を
始めたという会社もあります。

短くても定例ミーティングをすべき理由は
リモートワークでは、出勤時に比べると
「自分の中に問題を抱え込みがち」だからです。

例えば、
定例ミーティングで
メンバーひとりひとりの仕事の
優先順位を確認しあうのも効果的です。

細かい業務指示ができないかわりに
リーダーが優先順位を把握しておくのです。

また、業務以外の気になっていることを話せる
面談などの頻度をこれまで月1回だったものを、
週1回に増やすというのもよいでしょう。

最近、弊社でも毎週ショートミーティングを
実施するようにしました。

ここでは、その週の仕事の優先順位を再確認し
齟齬がないようにしています。

【感謝の気持ちを何度も伝える】

通常の業務をしていて、
1日のうちで相手に「ありがとう」を
言えるタイミングって
何回くらいありますか？

「毎時間、誰かにありがとうを伝えられる」
なんて人はほとんどいないのではないでしょうか。

日頃、感謝の気持ちを伝えられる機会
というのは
実は限られています。

特にリモートワークになると
同僚とすれ違って
「昨日の対応助かったよ、ありがとう！」
などと声を掛け合う機会はなくなります。

リモートワークでは
メンバーが意識的に感謝を伝えあえる
仕組みが必要です。

リーダーは
メンバーのモチベーションを
維持するためにも
「ありがとう」を言える機会には
隙あらば伝えるくらいの気持ちでいきましょう。

チームメンバーは
「心がける」だけでは継続は難しいので
感謝の気持ちを伝え続けることができる
仕組みを作ることが必要です。

仕組化するには、
普段メンバーがやっている業務に
付帯して感謝を伝える機会を
組み込むのが習慣化しやすくおすすめです。

例えば、
・日報などのテンプレートに
　「今日のありがとう」という
　項目を追加し
　その日の感謝を書いて共有してもらう

・チャットツールをお使いであれば
　「感謝を伝えあうチャンネル」を作る

ご紹介した例は
費用もかかりませんので
ぜひ取り入れてみてください。

大きなメリットもある
リモートワークですが、
リモートワーク特有の前提を
念頭に置きながら、
メンバーがモチベーション高く働ける
仕組みづくりの重要性が求められています。

リモートワークでの
コミュニケーション、ぜひアップデートしてみてください。