会議・ECRSのS

数回にわたり、
会議の生産性について触れています。

会議に限りませんが、
「生産性を上げる」には順序があります。

製造業などでは、生産性をあげる
原則として「ECRS」というものがあります。

E：Eliminate　なくす
C：Conbine　一緒にする
R：Rearrenge　順序を変える
S：Simplify　簡単にする

３Sと同じように取り組む順番があります。
上から順番に取り組みます。

今日はECRSのS　「簡単にする」
を「会議」で考えてみます。

今回は、
「議事録を簡単に楽する」という
観点と「議論をシンプルにする」
という観点でお伝えします。

「議事録を簡単に楽する」

●写真議事録

会議でホワイトボードを使うのは
とても有効です。

参加者は、別途Wordで
書き起こされたものよりも
ホワイトボードを見る方が
思い出しやすいものです。

それぞれが、その場で写真を
取れば、超時短です。

※ただし欠席者がいる場合は、
　別途配慮が必要です。

●クラウドツール等で書きながら
　議論し、そのまま成果物にする。

ホワイトボードの変わりに、
同じ画面をみて議事進行と
同時タイミングで書いたものを
そのまま議事録にしてしてしまう
という方法です。

文章以外にGoogleJAMボード
などを使い、付箋等をはったりも
出来ます。

●オンライン会議は録画と
　チャットで完結。

オンライン会議は録画が
とても楽です。
録画データの共有と、
議論のポイントをチャット欄
に順次記載することで、
ほぼ会議の全容が分かります。

※ただし何でも録画で、関係の
　薄い人にも配りまくると、
　動画視聴時間で労働時間が
　圧迫されるリスクがあります。

「議論をシンプルにする」

●論点を絞り込む

「売上向上の検討会議」よりも、
「リピート促進施策の検討」
といった議題の方が、

あきらかに具体的かつ質の
高い議論が出来ます。

大きすぎる議題は議論を
あいまいにしますし、
次のアクション決定まで
たどり着かず、何度も同じような
会議を繰り返し、時間ばかりが過ぎる
ということになりかねません。

会議の初期設計が重要です。

●結論の仮説を先に用意しておく。

もし会議の内容が、
A社と業務提携するか否か？
というようなものであれば、

「A社との業務提携について」
という議題よりも、

「A社との業務提携　是か非か」

という決定したいことを
明確にした会議にする方が、
ぶれない議論が出来ます。

会議に限らず、あらゆるの
仕事の生産性向上で応用できる
内容です。

自然と、これらのチェックが
できる思考・行動習慣をつけていきましょう♪