会議・ECRSのR

数回にわたり、
会議の生産性について触れています。

会議に限りませんが、
「生産性を上げる」には順序があります。

製造業などでは、生産性をあげる
原則として「ECRS」というものがあります。

E：Eliminate　なくす
C：Conbine　一緒にする
R：Rearrenge　順序を変える
S：Simplify　簡単にする

３Sと同じように取り組む順番があります。
上から順番に取り組みます。

今日はECRSのR　「順序を変える」
を「会議」で考えてみます。

プロセスを加えるという観点も
含めてお伝えします。

●資料配布タイミングを変える

Amazonでは、会議の最初に資料を
集中して読み込む時間があります。
皆で集中して読み込み、情報を揃えて
議論に入ることで生産性が上がる
ということです。

事前に資料を配っても結局
読んでいない人が多い・・・
という場合が多いのであれば、

事前配布をその場配布にして
その場で集中して一気にインプット
するという形に順番を変えるのも
ありかもしれません。

●発言を聞いて記入する。
　→記入して発言する。に順序変更

通常は、発言をホワイトボードや
議事録などに記載します。

しかし、なかなか発言できない人
もいるのが現実です。

その場合、先に考えやアイデアを
ポストイットなどに書く時間を
設けて先に書いてもらいます。

そして、それを読み上げながら
模造紙などに張っていく。
その写真が議事録の一部になる。

そのような運用もアリです。

これによって、
意見を出す瞬発力が遅い人、
声が小さい人でも平等に
アウトプットして会議に貢献できます。

●議題とゴールを共有する
　プロセスを追加する。

会議の手順の中に、このプロセス
を明示的に組み込みます。

私が今まで数えきれないほどの
会議に参加してきた経験では、
議題とゴールが不明瞭な会議の
方が世の中には多いのが現状です。

単なる情報共有だけの会議は
論外として、
これでは議論がぼやけますし、
生産性も落ちます。

最初に議題とゴールをしっかり
共有するプロセスを入れることで、
生産性があがります。

急がば回れ！です。

●結論と次の行動を確認する
　プロセスを加える。

会議のゴールは、何等かの結論
を得ることと、次の行動（誰が、何を、
いつまでに、どの水準でやるか？）
を決める事です。

しかし、会議が終わっても、
その一番大切なことが人によって
認識が違ったり、ぼんやりしたまま
になっているケースが散見されます。

最後に、
今日の決定事項は〇〇〇〇、
次の行動は、〇〇さんが××、・・・

と確認して、最後に過不足・認識違い
ないか全員で確認するのです。

これにより「私はそんなつもりで
なかった」といった言い訳を聞く
必要もなくなりますし、
手戻りが減って、全体として生産性
が上がります。

これも、急がば回れ！ですね。

●議論の前に、議題を検討。

これもプロセスを追加する例です。
いいアウトプットを得る秘訣は、
いい問いを持つことです。

これは間違いのない真理です。

会議の種類にもよりますが、
私が代表の一人を務めるチームＧＡ
では議題自体を再定義しなおす
というプロセスを入れることが
あります。

これによって、会議全体の
議論の質が変わり、
アウトプットの質が変わります。

会議に限らず、あらゆるの
仕事の生産性向上で応用できる
内容です。

自然と、これらのチェックが
できる思考・行動習慣をつけていきましょう♪