「シーン」とする会議への処方箋

こんにちは。

佐々木感動マーケティングの
雪山さやです。

毎週日曜日の
感動経営通信メルマガは
雪山からお送りします。

私は現在、佐々木感動マーケティングにて
【時短・テレワーク】で働きながら、
ワークライフバランスコンサルタントを
しています。

今日は会議について。

「シーン…」と
会議が滞ってしまったとき、
雰囲気が悪くなってしまったときに
できることを考えてみたいと思います。

★Zoomでの沈黙は辛い

リアルに顔を突き合わせて行う会議でも
沈黙は辛いものですが、

オンライン会議での沈黙は
さらに辛いものです。

相手は何を考えているか
分かりにくいですし、
ビデオをオフにしていた場合は
発言がないと相手の様子は何も分かりません。

特にオンラインの会議での
沈黙は心理的に辛いものです。

★沈黙は一銭にもならない

参加者は沈黙して
参加するだけになっているというのは
その参加者全員分の
人件費を浪費していることになります。

特にオンライン会議では
司会進行役を設けることが
円滑な会議には必要です。

司会進行役は、
まず会議の議題が時間通りに終るよう
時間を守ることが
大前提です。

「定例の会議にそんな大げさな」
と思われるかもしれませんが
タイムキーパー役を決めておくことも有効です。

司会進行役の方が
進行に注力してしまって
時間の配分や管理ができない場合は
タイムキーパーを別に役割分担するとよいでしょう。

先ほどもお伝えしましたが、
参加者全員分の人件費が
かかっているということを認識し、

・時間通りに会議を開始し
・時間通りに終えること

これが基本です。

もしこの基本が守れていないという場合は
会議の在り方を見直してみてください。

★「シーン」としてしまったら

会議が滞ってしまったとき
司会進行役は以下のことを
投げかけてみてください。

・議論が発散してしまったときに、
 ゴールはどこなのか参加者に知らせる

・発言がなくなったときに、
 「○○の点ではいかがですか?」
 と他の軸を与える

他の軸について4つほど例をお伝えします。

1.時間軸(来年、繁忙期などに焦点を当ててみる)

2.広く(他の部署はどう?他社はどう?)

3.高く(理想で考えると?)

4.深く(特定の業務に絞って考えてみる)

そして、会議の最後に何が決まったのか
次のアクションは何か読み上げて
メンバーに伝えることが重要です。

★付箋ワークをしてみよう

会議が「シーン」としてしまうのには
どんな理由がありそうでしょうか?

・そもそも意見を出す気がないのか
・意見はあるけど、上司の前では言いづらいのか
・自分の意見なんて価値がないから
 黙っていようと思っているのか

このような理由が考えられそうです。

そんな時は、「付箋ワーク」をおすすめします。

付箋ワークは、
課題や、会議で話し合いたいテーマについて
参加者それぞれが付箋とペンを持ち
5分など時間を決めて
アイデアを書き出してもらうというものです。

書き出してもらったアイデアは
その後、参加者全員の付箋を
グルーピングし
似ている意見、
反対意見、別の視点などで
視覚的に分けてホワイトボードなどに
貼り付けていきます。

これはどんな議題にも応用可能です。

・新しい企画の案を出す
・提案に対する意見を書いてもらう
・チームの課題を出す

「発言しにくいな」
「私のアイデアなんて」と
思っている人にも
付箋を書いてもらうことで
平等に意見を吸い上げることができます。

★オンライン会議ではツールも活用しよう

リアルの会議では紙の付箋を使えます。

オンライン会議で
付箋ワークをする際には
「ジャムボード」というツールが便利です。

最近はオンラインで様々なツールが出てきています。

使いこなすのはなかなか難しいですが、
今日ご紹介するジャムボードは
簡単に使えますので
ぜひチャレンジしてみてくださいね。

【ジャムボードの使い方】

「ジャムボード」は
付箋でアイデアを出し合うような
発散する議論の際に便利な
Googleの付箋ツールです。

——
付箋ツール Google Jamboard

https://jamboard.google.com/

——

作成したジャムボードの
リンクをオンライン会議の
参加者と共有することができます。

複数人で同じボードにアクセスし
リアルタイムで
付箋を貼り付けていくことができます。

「シーン」としてしまう
会議にお悩みの方は
ぜひ司会進行役を決めたり、
発言がしやすくなるような
アイテムを使ってみてくださいね。