生産性向上5大施策(2)

前号で、

1．すぐ着手し作業興奮活用
2．そもそもタスクを作らない
3．優先順位を立てる

をお伝えしてきました。


5大施策なので、残り2つを今日はお伝えします。



4．集中環境づくり・ノイズ除去で各個撃破

ながら仕事できる仕事もありますが、
難しい仕事もあります。

これは特にながら仕事が難しい仕事で重要です。

「ながら仕事できる仕事」は、頭をほぼ使わなくても
出来るくらい習熟していたり簡単なことです。
例えば、雑談しながら、落ちているゴミを拾う
ということは、簡単にできますよね。

人は基本的に、マルチタスクはできません。
ただ、タスクスイッチしているだけです。
スイッチが大きく生産性を悪化させます。

製造のお仕事されている方なら、
段取り替えが頻繁にあると生産性が落ちる
のと一緒と言えばイメージつきやすいと思います。


「集中環境」をつくるというのは、
シングルタスクに徹するということと同義です。

シングルタスクに徹するということは、
マルチタスクの誘因を出来る限り取り除く
ということと、ほぼ同義です。


マルチタスクの誘因は、
どのようなものがあるでしょうか？

・個人的に気になることがある
・横やりが入る

などが考えられますが、それはどうすれば減らせるでしょうか？


「気になること」は、恋煩いのようなものは、
なかなか対処が難しいかもしれませんが、
小タスクであれば、先にさっさと終わらせて
しまうのもアリですね。


やっかいなのが「横やり」です。
集中を妨げるノイズになります。

この「ノイズ削除」が重要です。

現代の仕事環境では、横からの声かけ、会議、電話、
メール、チャットといったさまざまな「ノイズ」が
生産性低下要因となっています。

これらのノイズを最小限に抑え、
集中できる時間を確保することが生産性向上には欠かせません。

例えば、1日の中で「集中タイム」を設定し、
その時間帯には外部からの干渉を受けないように
することも有効です。

具体的には、メールやチャットの通知はオフ、
電話も最小限にする、電話もない集中スペースを作る
などの対策が考えられます。

チーム全体で共有することで、
互いに集中しやすい環境を作り出すことも大切ですね。



5．外部化・自動化・短縮化（ショートカット）

ここまでは自分や自チームの中で何とかする
施策が中心でした。

しかし、そもそも私達がやる必要あるのでそうか？

そもそも（重要性の低い）タスクを作らない
ことが第一ですが、それでもやらざる得ないこともあります。

これを減らすのが、自分達ではしないけれど、
他でやってもらうという考え方です。

具体的には、他の人やシステムなどに
外部委託してしまうということになります。

「外部化」する対象は、
その人でなくても出来ることです。

それは外注します。
経済合理性でドライに言えば、
自分より時間あたり付加価値額が低い人に外部化する。


もう一つは自動化します。
RPAなど自動化の仕組みがどんどん出来ています。
設備導入で自動化できることもあるでしょう。
これも、基本的には、導入費用と、
それで得られる時間価値との比較ですね。


そして現代、とってもオススメしたい事があります。

それはAIを活用したショートカットです。
0～10までAIに任せるのはハードル高いですが、
考えることや成果物をつくるときに、
3～7くらいをAIでショートカットできることが
ずいぶんと増えているように感じています。

外部化・自動化・短縮化、できないか？
考えてみてください。



番外編．その仕事をする目的を共有し、心に火を付ける

人は本気になれば、夢中になれば、
すごい力を発揮します。

私の好きな言葉に、
「努力は夢中には勝てない」
というものがありまうが、寝食忘れて没頭する
というのは夢中でないと難しいですね。

分かりやすい例は、大谷翔平選手だと思います。
「野球に夢中」だから世界一のオンリーワン
になったのだと思います。

夢中の人は寝食忘れて没頭して仕事しても、
まったく大丈夫なことも多いです。
労働基準法など、夢中な人には、
本当に余計なお世話です。
（法律は法律なので、法律は守りましょう）

逆に、イヤイヤやっていると、夢中の人の
たった半分の時間、1/10の仕事量でも
簡単に病んでしまいます。


天命レベル・志レベルというのは、
なかなか難しくても、夢中まで行かなくても、
「人のやる気を引き出す」もチームの生産性を
挙げる上では非常に大切ですね。

こちら、私の次号で「やる気にさせる言葉」
という形でTipsとして紹介したいと思います。