残念な会議の原因は？～ファシリテーターの重要性

チームSKM　池原です。

先日私が所属する診断士のある会にて
会合がありました。

そこで様々な議題が扱われたのですが
ある一人の参加者の言葉と態度が
その会合全体の進め方を大きく歪めていると
感じた経験がありました。

その参加者を仮に「Ａさん」として話を進めます。

私とＡさんは
普通に話せる関係性がありましたが
会合のあと、「あの発言は・・だったよ」など
とは言いませんでした。

なぜなら、その会合の中で
Ａさんは、「自分は色んな会で
とても良くしてもらっている」という
自画自賛的なコメントをしていたからです。

こうなると周りが指摘しても
その人は、「自分は多くの人から
認められているんだから、あなたとは
合わない」と耳を貸さないと思ったのです。

きっと、このような会議における不協和は、
どこの会社でも起こっていることでしょう。

今回の会において、どうすれば
参加者全員にとって、もっと有意義な場となった
のかを、自分がファシリテーターを務めていたら
という目線で考えてみたいと思います。


＜その参加者の問題点＞

では、Ａさんのどこに問題を感じたのか。

１．自分ばかりが話過ぎる

２．自分は正しいと思い込み、断定口調で
　議論の主導権を取る

３．話を脱線させる


まず最初の問題点ですが
これは、どこの会議でもよく見る光景です。

全員が参加している会議で、
ひとりの人が話を続ける。

私の実感ですが、その会では
10名の参加者がいて
Ａさんの発言比率は
50％ほどあったのではと感じました。

次に2つ目の問題点について

参加者それぞれは
立場や経験に優劣はないにもかかわらず

何か議題を出されたときに

「自分はこう思う」と
自分の判断や評価を下します。

さらに他の人の意見に対しても
「だからそれはこうやればいいじゃないですか」
と、こちらも自分の視点で判断や評価を下す。

こうなると、他の人は意見を言い出しづらく
なっているのが明白でした。


そして、最後の問題点ですが
これが個人的には一番問題だと思いました。

Ａさんが、頻繁に議論を
枝葉のほうへ持っていき、本来話し合う必要の
ないところで議論を始めるのです。


この３つの問題点で
場の雰囲気は、完全にＡさんの独壇場となり
参加者は早く議論が終わるのを待っているだけの
残念な場となっていました。


＜自分ならどうしたか＞

その会ではベテランの診断士が
ファシリテーターを務めていました。

その人は、Ａさんに対し
特に注意をせず、ただただ議論を見守っています。

もし、私がその立場であれば
さきほどの問題点に対し


話過ぎているとしたら

「Ａさんの意見は分かりました。では
他の方の意見も聞きたいと思います」

といって他の人の発言を促す。


断定口調で意見を遮るような場面では

「Ａさんはこう言っていますが
他の方はどう思われますか？」と
暗にＡさんに自分の発言が
他の共感を得られていないことを伝える。

枝葉の議論をしているときは
「今話していることは本論と
ズレているように感じますが皆さん
どうでしょうか？」

と議論を本線に戻す努力をすることでしょう。


そういった意味で
Ａさんの態度には問題がありましたが
ファシリテーターにもおおいに問題があったと思います。



＜ファシリテーターの役割＞

ファシリテーターの役割は、その会議に
参加している全員が納得できる合意形成を図ることです。

合意形成を図る為には、場の設計が不可欠です。

・目的とゴールの共有（何を決める場なのか）
・議論のプロセスの設計（発散と収束のメリハリ）
・議論の視覚化（板書などで論点を整理）
・厳格なタイムマネジメント

今回の会議を振り返ると、Aさんの資質もさること
ながら、この場の設計が不足していました。

・目的が不明確だった
・事前資料がなく、各自が思いつきで発言できる状態であった
・意見の発散と収束の区別が曖昧で議論がループした
・時間配分も明確でなく、一人の長い発言を許容した

つまり、今回の会議の失敗は

会議を行う上での設計が不十分だったため
Ａさんの独走を許してしまい
最終的な結論が見えないまま
時間を迎えて消化不良に終わったということでした。

それを誰が行うか
それはまさにファシリテーターの仕事です。

おそらく先日の会合で
優秀なファシリテーターが居たなら
Ａさんの独走は許さないでしょうし
時間通りに、多くの決定事項が決まり
参加者に納得感のある会議となったと
思います。


＜ファシリテーションを学ぶには＞

この話を聞いて
もし、ファシリテーションの重要性に気づき
社内のファシリテーターを育成したいと
思われた方は、ぜひ、さんよし会に
ご参加下さい。

さんよし会では
佐々木さんをはじめ、みんな
ファシリテーション技術を身に付けた
メンバーが勉強会を行っています。

その中でどのように
ファシリテーションを行っているかを
見るだけでも、多くの気づきがあると思います。

私もまだまだ未熟ですが
名ファシリテーターになれるように
取り組んでいきたいと思います。

＊＊＊＊＊＊＊＊＊
■イキイキ働きたいカッコイイ大人のベースキャンプ「さんよし会」
https://s-kando.com/service/sannyoshikai